Przeprowadzka biura – przyjemność, czy problem?

Przeprowadzka biura może być pozytywna i satysfakcjonująca, ale bez starannego planowania i skutecznego zarządzania może być niezwykle stresująca. Krótkotrwałe przerwanie działalności, a w najgorszym przypadku długotrwałe negatywne konsekwencje dla funkcjonowania firmy – to scenariusze, których wolelibyśmy uniknąć.

Odpowiedzi na często zadawane pytania

Jeśli rozważasz przeprowadzkę do nowego biura lub konsolidację kilku biur w jednym miejscu, prawdopodobnie masz wiele pytań dotyczących planowania i zarządzania przeprowadzką.

Dzięki bogatemu doświadczeniu w zarządzaniu relokacją firm, jako Europtima jesteśmy często proszeni o poradę. Mamy nadzieję, że jeśli kiedykolwiek staniesz przed wyzwaniem związanym z przeprowadzką, krótkie odpowiedzi na te „często zadawane pytania” będą dla Ciebie użytecznym pierwszym krokiem w tym procesie.

Od czego zacząć?

Zacznij od zdefiniowania wymagań na poziomie strategicznym i stworzenia solidnej organizacji wewnętrznej, która będzie odpowiedzialna za przygotowanie i przeprowadzenie relokacji lub konsolidacji.

Twój plan działania powinien uwzględniać takie czynniki jak:

  • wielkość powierzchni;
  • funkcjonalność przestrzeni i możliwość dostosowania jej do obecnych i przyszłych wymagań w miejscu pracy;
  • lokalizacja i dostępność dla pracowników i gości;
  • wizerunek w kontekście marki;
  • wymagania dotyczące IT i bezpieczeństwa;
  • struktura organizacyjna, zasoby, obowiązki; oraz,
  • jakość, ramy czasowe i budżet.

Możesz rozważyć kilka opcji, np. wynająć, czy kupić? Dla wielu firm profesjonalna pomoc zewnętrzna może być korzystna nawet na tak wczesnym etapie.

Kto powinien zorganizować przeprowadzkę?

Rozważ powołanie Grupy Sterującej, która reprezentowałaby interesariuszy za pośrednictwem Sponsora Projektu oddelegowanego do realizacji uzgodnionej strategii.

Rolą Twojej Grupy Sterującej będzie:

  • ustalenie planu strategicznego i uzasadnienia biznesowego; oraz 
  • podejmowanie kluczowych decyzji w miarę jak Twój projekt relokacji będzie się rozwijał.

Sponsor Projektu będzie podlegał Grupie Sterującej i odpowiadał za:

  • kontakty z zewnętrznymi dostawcami i doradcami; oraz
  • zasoby wewnętrzne wnoszące wkład do projektu przeprowadzki lub zarządzające jego częściami.

Liczba zadań do wykonania jest ogromna – od najmu/zakupu nowej przestrzeni, dopasowania jej do Twoich potrzeb, umeblowania, wyposażenia, aż po dostarczenie pakietu powitalnego dla personelu przed wprowadzeniem się do gotowego biura.

Powinieneś opracować kompleksowy wykaz zadań wraz z przydzielonym do nich budżetem i obowiązkami zarządczymi dla każdego zadania. Wiele organizacji uzna za wygodne podejmowanie niektórych zadań we własnym zakresie, podczas gdy inne zlecą te zadania na zewnątrz.

Jakiego wsparcia potrzebuję i gdzie mogę je znaleźć?

Możesz potrzebować wsparcia ze strony profesjonalnych doradców, w tym:

  • pośrednika w obrocie nieruchomościami;
  • doradcy prawnego;
  • projektantów;
  • kontrahentów i innych dostawców np. mebli, urządzeń i sprzętu; oraz
  • project managerów.

Możesz również rozważyć skorzystanie z doradztwa podatkowego, aby uzyskać efektywny finansowo miks wydatków kapitałowych i wydatków bieżących.

Osobiste rekomendacje od Twoich kontaktów są cennym źródłem informacji o odpowiednich partnerach i dostawcach. Można również wziąć pod uwagę wyszukiwanie informacji w Internecie i odniesienia do publikacji specjalistycznych.

Wybieranie najniższej ceny jest często kuszące, ale należy przyjąć profesjonalne podejście do zakupu towarów, robót i usług: starannie zdefiniować wymagania, ocenić możliwości, zdolności, doświadczenie i kompatybilność potencjalnych dostawców i partnerów.

Ile miejsca potrzebuję?

Wielu ekspertów w dziedzinie nieruchomości zasugeruje, że potrzebujesz około 10m2 na osobę jako regułę przy rozpoczęciu wyszukiwania nieruchomości. Jest to jednak zbyt uproszczone, gdyż niektóre organizacje potrzebują zaledwie 6 lub 7m2 na osobę, podczas gdy inne mogą potrzebować 15m2 lub więcej.

Właściwa profesjonalna analiza Twoich potrzeb w zakresie sposobu i miejsca pracy może przynieść korzyści finansowe, które znacznie przewyższą koszty związane z przeprowadzeniem analizy przez wyspecjalizowaną firmę. W jakim celu takich analiz?

  • osiągnięcie bardziej efektywnego wykorzystania przestrzeni;
  • obniżenie kosztów najmu;
  • zachęcenie do stosowania lepszych metod pracy;
  • tworzenie stymulującego środowiska pracy; oraz
  • wzmocnienie kultury i wizerunku Twojej organizacji.

Konfiguracja budynków znajdujących się na Twojej krótkiej liście na pewno będzie miała wpływ na kształt powierzchni dlatego rozsądnie jest przeprowadzić „testowe dopasowanie” dla każdego rozważanego budynku pod kątem spełnienia Twoich wymagań.

Ile czasu będzie to trwało?

Jeśli jesteście bardzo dużą organizacją lub macie bardzo szczególne wymagania przestrzenne, to etap planowania i realizacji przeprowadzki może trwać nawet kilka lat, ponieważ możesz być zaangażowany w proces zanim budynek jeszcze powstanie.  

Mała lub średnia organizacja zamierzająca wynająć powierzchnię w istniejącym budynku powinna rozpocząć planowanie co najmniej rok przed faktyczną relokacją. Od etapu oddania nieruchomości, przeprowadzka trwa zazwyczaj od około 3,5 do 6 miesięcy, aby zapewnić wystarczającą ilość czasu na sfinalizowanie projektów, dokonanie wszystkich zakupów, uwzględnienie terminów dostaw i dostosowanie powierzchni do Twoich potrzeb.

Jeśli nie masz wystarczająco dużo czasu na zaplanowanie i przeprowadzenie przeprowadzki, możesz zostać zmuszony do podjęcia decyzji i wyboru strategii, które ostatecznie okażą się kosztowne i niekonkurencyjne.

Ile to będzie kosztować?

Koszty przeprowadzki mogą być bardzo zróżnicowane. Jako przybliżony wskaźnik dla firm przeprowadzających się do nowej powierzchni biurowej, koszty zagospodarowania i wyposażenia powierzchni oraz przeprowadzki mogą wynieść od około 750 do ponad 1000 €/m2 w przypadku międzynarodowych korporacji.

W budżecie przeprowadzki należy uwzględnić następujące pozycje:

  • wynagrodzenie konsultantów;
  • koszty budowy;
  • technologie informatyczne;
  • bezpieczeństwo;
  • meble, instalacje i wyposażenie;
  • koszty przeprowadzki;
  • odpisy aktualizujące wartość aktywów; oraz
  • koszt odnowienia opuszczonych pomieszczeń.

Jak mogę zaoszczędzić czas i pieniądze?

Największe oszczędności można osiągnąć poprzez zastosowanie technik zarządzania wartością na etapie planowania strategicznego i koncepcji zmiany lokalizacji.

Zawsze zalecamy dłuższą perspektywę i szukanie wydajności i efektywności w procesach i w środkach trwałych. Będziesz miał wiele możliwości do uzyskania krótkoterminowych oszczędności kosztów, np. przeniesienie kosztów projektowania i budowy przez właściciela budynku, ale niekoniecznie będą one stanowić wartość lub oszczędności w średnim i długim okresie.

Cóż, to wszystko brzmi dość prosto. Co może pójść nie tak?

To z pewnością prawda – proces jest pozornie prosty, ale błędy mogą być kosztowne zarówno w krótkim, jak i długim okresie.

Oto częściej występujące zagrożenia, których można uniknąć dzięki dobremu planowaniu i zarządzaniu:

  • znaczące zakłócenia w prowadzeniu działalności w związku z przeprowadzką;
  • nieodpowiednia/nieprawidłowa strategia i logistyka;
  • defekty w budynku;
  • kryzys związany z wygasającym najmem w obliczu opóźnień w wynajęciu nowej powierzchni
  • dynamika biznesowa, w tym zmiany w Twojej firmie; oraz,
  • niezadowolenie i straty personelu.

O autorze

Sandy McMillan
Sandy McMillan

Sandy McMillan, Członek Zarządu Europtimy z ponad czterdziestoletnim doświadczeniem w branży nieruchomości i budownictwa, prowadził różnorodne projekty relokacyjne i konsolidacyjne. Jednym z większych projektów była konsolidacja urzędników służby cywilnej z siedmiu lokalizacji do jednego nowego budynku biurowego. Klientami projektów relokacyjnych realizowanych w całej Europie, na Bliskim Wschodzie i w Afryce Północnej były firmy z branży zaawansowanych technologii, finansów i księgowości, przemysłu oraz rządy państw.

Więcej informacji

Jeśli chcesz uzyskać więcej informacji lub pomocy na temat planowanej przez Ciebie przeprowadzki, zapraszamy do kontaktu z nami.

This page is also available in: enEnglish

Brak możliwości komentowania.